Asystentka/Asystent ds. Operacyjno-Administracyjnych

Dołącz do Astec & Rublon, gdzie wspólnie budujemy przyszłość usług IT i cyberbezpieczeństwa. Astec od 1993 roku dostarcza consulting IT, tworzy dedykowane oprogramowanie oraz usługi chmurowe, pomagając liderom branż motoryzacyjnej, energetycznej i telekomunikacyjnej w cyfrowych innowacjach. Rublon to platforma wieloskładnikowego uwierzytelniania (MFA) chroniąca dostęp pracowników do zasobów IT w setkach organizacji na całym świecie. Poza siedzibą w Zielonej Górze prowadzimy również biura w Krakowie i Berlinie. Poszukujemy stałego pracownika, który wesprze nas w następującym obszarze: Obsługa operacyjno‑administracyjna biura Astec & Rublon w Zielonej Górze Jak będziesz pracować Lokalizacja – stacjonarnie w naszym biurze przy ul. Stanisława Wyspiańskiego 11 w Zielonej Górze (codziennie, pon.–pt.).Godziny – elastyczny start między godz. 8:00 a 9:30, praca 4–8 h dziennie (½–1 etat).Zespół – bliska współpraca z działami: finansów, HR, IT, marketingu i sprzedaży; cotygodniowe spotkania operacyjne.Język – komunikacja wewnętrzna w języku polskim; obsługa klienta i pierwsza linia wsparcia również w j. angielskim, jeśli posługujesz się nim na poziomie ≥ B2.Sprzęt – laptop, dodatkowy monitor, telefon służbowy i oprogramowanie Google Workspace / Microsoft  Office.Benefity – prywatna opieka medyczna, karta MultiSport. Co będziesz robić Administracja Biura i Facility Obsługa recepcji, korespondencji i zamówień biurowych/spożywczych.Nadzór nad sprzątaniem, zamykaniem biura oraz przeglądami (winda, kotłownia).Prowadzenie ewidencji sprzętu IT i współpraca z firmami serwisowymi.Obsługa floty samochodowej i spraw budynku. Finanse i Księgowość Przygotowanie i segregacja faktur kosztowych i sprzedażowych.Organizacja i rozliczanie delegacji oraz podróży służbowych.Wsparcie w pozyskiwaniu dofinansowań publicznych i raportowaniu projektów.Bieżąca współpraca z działem księgowo‑finansowym. HR i Sprawy Pracownicze Tworzenie ogłoszeń rekrutacyjnych, sourcing na LinkedIn, umawianie rozmów.Administracja benefitami i współpraca z uczelniami (praktyki, dni kariery).Wsparcie przy utrzymywaniu procedur ISO 27001. Sprzedaż, Marketing i Obsługa Klienta (Rublon) Pierwsza linia wsparcia: live‑chat i infolinia w j. polskim albo angielskim.Kontakt z leadami i partnerami handlowymi oraz wsparcie webinarów.Współpraca przy kampaniach marketingowych inbound/outbound. Umiejętności, których potrzebujesz Status studenta lub absolwenta kierunków administracja/finanse/zarządzanie (lub pokrewnych).Min. 1 rok doświadczenia w zadaniach biurowo‑administracyjnych.Prawo jazdy kat. B i gotowość do podróży służbowych (targi w Polsce i zagranicą).Bardzo dobra organizacja pracy oraz inicjatywa.Znajomość pakietu Microsoft Office / Google Workspace (zwłaszcza Excel/Sheets).Wysoka kultura osobista i umiejętność pracy zespołowej. Mile widziane Doświadczenie w używaniu narzędzi AI.Znajomość języka angielskiego albo niemieckiego na poziomie B1+.Doświadczenie z systemami ERP/CRM lub obsługą live‑chat.Uczestnictwo w inicjatywach uczelnianych lub wydarzeniach branżowych. Dlaczego warto Realny wpływ na organizację i usprawnianie procesów w rosnącej grupie firm IT.Bezpośrednia współpraca z doświadczonymi zespołami oraz możliwość rozwoju kompetencji w finansach, HR, marketingu i sprzedaży.Stabilne zatrudnienie i klarowna ścieżka awansu do ról specjalistycznych lub koordynatorskich.Przyjazna, niekorporacyjna kultura pracy. Kroki po aplikacji Spotkanie online/telefoniczne.Rozmowa w biurze z Dyrektorem Operacyjnym wraz z wykonaniem zadania praktycznego (np. przygotowanie mini‑arkusza w Excelu).Decyzja i oferta pracy.